Концепция организации бизнес-миссии Торгово-промышленных палат в формате видеоконференции (Цифровая бизнес-миссия)

Цифровая бизнес-миссия – предварительно подготовленный комплекс мероприятий с использованием цифровых решений для видеоконференцсвязи, направленный на поиск новых партнеров и клиентов, а также обмен опытом в области развития бизнеса и привлечения инвестицийв целях последующего заключения договоров и контрактов между субъектами предпринимательства.

Цели и задачи организации и проведения цифровой бизнес-миссии и организации on—lineb2b-встреч:

• установление новых деловых связей с потенциальными клиентами и партнерами;
• стимулирование торговой и внешнеэкономической деятельности производственных и торговых предприятий на целевых зарубежных рынках и рынках субъектов РФ;
• увеличение экспортных показателей отечественных производителей;
• расширение присутствия российских товаров на внутреннем и внешних рынках и увеличение узнаваемости продукции компаний на международном уровне;
• предоставление возможности сокращения издержек компаний на продвижение собственных работ/услуг.

Возможные мероприятия в рамках проведения цифровойбизнес-миссии:

• Презентации продукции и услуг широкой аудитории;
• Проведение частных B2B переговоров on-line;
• On-line туры по предприятиям (опционально).

Участники цифровойбизнес-миссии:

производственные и торговые предприятия, представители органов власти, объединений предпринимателей, прочих структур.

Описание услуги:

новый формат взаимодействия позволит в сложившихся условиях сохранять и развивать торговую и внешнеэкономическую деятельность компаний, существенно сократив временные и финансовые издержки на участие в переговорном и договорном процессах.

Онлайн В2В встреча позволяет объединить разрозненных покупателей и продавцов из любой точки на одной площадке за гораздо меньшее время и с сокращением затрат . Взаимодействие контрагентов осуществляется на едином портале в режиме онлайн. Это открывает новые возможности взаимодействия, значительно упрощая проведение торговых операций.

Общие требования к организаторуцифровойбизнес-миссии:

Организатор предоставляет онлайн площадку для проведения цифровой бизнес-миссии и осуществляет координацию участников и процессов мероприятия.

Организатор бизнес-миссии уточняет у компаний-участников их потребности в необходимой для них целевой аудитории, выясняет их конкурентные преимущества, получает (при наличии) их рекламные материалы, целевые контакты, осуществляет поиск дополнительных зарубежных потенциальных партнеров в информационной сети Интернет, открытых и собственных базах данных.

Организатор назначает и согласовывает деловые встречи с потенциальными заказчиками, деловыми и бизнес партнерами, закупщиками, представителями государственной власти.

Организатор обеспечивает работу Проектного офиса для поддержания оперативной связи с участниками бизнес-миссии, назначения встреч, информирования о происходящих изменениях в режиме реального времени.

По итогам проведения мероприятия, организатор формирует отчет с информацией о проведенной бизнес-миссии, содержании переговоров, участниках встреч, результатах мероприятий бизнес-миссии.

Организатор обеспечивает соответствие системы цифровой бизнес-миссии положениям Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных». 

Пример алгоритма проведения цифровойбизнес-миссии:

1. Выявление заинтересованности предпринимательского сообщества в развитии торгово-экономических отношений с партнерами в конкретной стране/регионе;

• Подготовка информационно-аналитической справки о стране/регионе проведения бизнес-миссии в целях определения наиболее перспективных направлений сотрудничества;

• Анализ условий входа на рынок страны/региона проведения бизнес-миссии, маркетинговое исследование рынка;

• Формирование базы контактных данных участников бизнес-миссии и обеспечение свода информации о деятельности компаний-участников (профиль компании, краткое описание деятельности, перечень продукции/услуг, презентации);

• Обучение участников цифровой бизнес-миссии для подготовки кon-lineb2b-встречам и для обсуждения специфики выхода компаний на рынок конкретной страны/региона, а также ознакомление участников с техническими аспектами пользования сервисами видеоконференций;

• Предоставление участникам бизнес-миссии возможности ознакомиться с полным перечнем компаний-участников и отобрать интересующих их потенциальных контрагентов. Затем направить заявку организатору на первичное знакомство компаний спотенциальными партнерами выражающими заинтересованность в проведении переговоров и заключении экспортных соглашений;

• Разработка программы цифровой бизнес-миссии. Программа бизнес-миссии должна включать мероприятия, нацеленные на продвижение продукции на зарубежные рынки и рынки РФ, презентацию экспортного и инвестиционного потенциала компаний, полный перечень on-lineb2b-встреч и другие мероприятия делового характера;

• Техническое оснащение и подготовка on-line площадки к проведению презентаций участников бизнес-миссии, b2b-встреч;

• Подготовка площадки в отдельном оборудованном помещении, в случае если существует советующий запрос от участников бизнес-миссии;

1.  Проведение бизнес-миссии в соответствии с утвержденной программой;

1.  Подготовка отчета о проведении цифровой бизнес-миссии.

Формирование Проектного офисацифровойбизнес-миссии.

Для подготовки и реализации проекта организатором создает Проектный офис,в задачи которого входит осуществление контактов, согласование мероприятий деловой программы, а также решение организационно-технических вопросов.

Пример распределения должностных обязанностей в Проектном офисе:

• Руководитель для управления персоналом;
• Менеджеры для осуществления связи с потенциальными участниками бизнес миссии;
• Аналитик по анализу и сегментации рынка, осуществляющий поиск компаний, соответствующих целевой аудитории, актуализация контактов, сбор базы данных контактов для последующей обработки;
• Менеджер по маркетингу для сбора информации по итогам проведения встреч, качественной обработки полученных данных, создание презентации с краткими качественными результатами проведения бизнес-миссии.

Предложения по использованию программного обеспечения для видеоконференций и on—line переговоров в рамках цифровойбизнес-миссии:

1. Proficonf

https://proficonf.com/ru/

Proficonf отлично подходит для пользователей, которым требуется лаконичное и простое в использовании программное обеспечение для проведения конференций. Эта платформа доступна с любого мобильного устройства через веб-браузер. Бесплатный тариф Proficonf обладает рядом коммуникативных преимуществ:

быстрая настройка комнаты конференции;

работает даже при плохом интернет-соединении;

HD качество видео;

центр демонстрации контента;

до 25 участников в конференции;

до 500 Мб хранилища;

демонстрация экрана;

неограниченная длительность конференции;

служба поддержки;

не требует ни загрузки, ни установки.

• Cisco Webex Meetings

https://www.webex.com/video-conferencing

Платформы: веб, Windows, macOS, Android, iOS.

Количество участников: до 100.

Длительность конференции: не ограничена.

Демонстрация экрана: поддерживается.

Запись беседы: не поддерживается.

Функция отправки файлов: есть.

Служба поддержки: есть. 

• SKYPE

https://www.skype.com/ru/

Платформы: веб, Windows, macOS, Linux, Android, iOS.Количествоучастников: 50.

Длительность конференции: до 4 часов.

Демонстрация экрана: поддерживается.

Запись беседы: в облаке.

Функция отправки файлов: есть.

Служба поддержки: нет.

4.Zoom

https://zoom.us/home?zcid=2478

Количество участников: до 100.

Неограниченное количество встреч

Длительность 1 на 1: неограниченно

Длительность конференции до 40 минут

• TrueConf

https://trueconf.ru/

Количество участников: до 36.

4К видеоконференции и технология масштабируемого видеокодирования (SVC)

100% программное отечественное решение

Клиентские приложения для любых платформ

Защищенная связь внутри вашей сети

Бесплатный сервер видеосвязи на 10 абонентов

• UberConference

https://www.uberconference.com/

Платформы: веб, Android, iOS.

Количество участников: до 10 (до 50 на время пандемии).

Длительность конференции: до 45 минут (до 5 часов на время пандемии).

Демонстрация экрана: поддерживается.

Запись беседы: только аудио.

Функция отправки файлов: нет.

Служба поддержки: есть.

• ezTalks

https://www.eztalks.com/

Платформы: веб, Windows, macOS, Android, iOS.

Количество участников: до 100.

Длительность конференции: до 40 минут.

Демонстрация экрана: поддерживается.

Запись беседы: локально на устройстве.

Функция отправки файлов: только в мобильных устройствах.

Служба поддержки: есть.